Quase 4 milhões de declarações — 3,97 milhões — caíram na malha fina em 2025, o que deixou restituições retidas e expôs contribuintes a multas e irregularidade do CPF. Entender por que a Receita Federal retém declarações e como agir rapidamente é a melhor forma de evitar custos e resolver pendências.
Por que a declaração é retida
A malha fina é o mecanismo de revisão da Receita Federal que retém declarações quando há divergências, omissões ou inconsistências nas informações apresentadas. Enquanto a declaração estiver retida, a restituição fica bloqueada e o contribuinte pode ser notificado para corrigir erros ou comprovar despesas. Além da retenção da restituição, a irregularidade pode resultar em multa e até em problema cadastral do CPF.
Os erros mais frequentes e sua participação nas retenções
Dados compilados pelo portal Bora Investir (B3) apontam os principais motivos de retenção em 2025: 32,6% das retenções ocorreram por deduções de despesas médicas não comprovadas; 30,8% por omissão de rendimentos dos titulares ou dependentes; 16,0% por deduções de outras despesas não comprovadas; e 15,1% por diferença entre valores declarados pelos contribuintes e os informados pelas fontes pagadoras. Essas quatro categorias concentram a maior parte das pendências analisadas pela Receita.
Despesas médicas: onde os contribuintes mais erram
Erros de digitação, ausência de recibos ou lançamento incorreto de valores são causas recorrentes de retenção quando se trata de despesas médicas. A Receita exige comprovação adequada; sem os documentos, a dedução pode ser considerada indevida. A orientação prática é guardar todos os comprovantes de pagamento e conferir os valores antes de enviar a declaração para que a Receita consiga verificar as informações.
Omissão de rendimentos e rendas secundárias
A omissão de rendimentos — incluindo aluguéis, trabalho freelancer, pagamentos ocasionais e outras fontes eventuais — responde por parte significativa das retenções. Para reduzir o risco, o contribuinte deve levantar todas as fontes de renda no período, utilizar informes de rendimento e extratos bancários e conferir se os rendimentos de dependentes foram corretamente informados. Quando a Receita encontra divergência entre o que consta em informes e o que foi declarado, a declaração tende a ser retida para verificação.
Dependentes: duplicidade e responsabilidade
A duplicação de dependentes ocorre quando mais de um declarante inclui a mesma pessoa na própria base do imposto. Esse conflito gera divergência de informações e eleva a chance de malha fina. A solução é combinar previamente entre os responsáveis quem vai declarar cada dependente. Não enviar declarações conflitantes evita que a Receita tenha de reter os documentos para apurar a situação.
Inconsistência entre declarações e informes das fontes pagadoras
Outra causa comum é a diferença entre valores que a fonte pagadora (empresas, bancos, etc.) informou à Receita e o que o contribuinte lançou na declaração. Quando isso ocorre, a declaração é retida para checagem. Conferir os informes de rendimento e, ao identificar discrepância, contatar a fonte pagadora para correção antes do envio evita retenção posterior.
Como checar se sua declaração foi retida
A verificação é feita no portal e-CAC da Receita Federal com uma conta Gov.br (nível prata ou ouro). No e-CAC, acesse a área “Meu Imposto de Renda” e consulte o “Extrato do Processamento”. Se o status aparecer como “Com Pendências”, significa que a declaração foi retida para análise e que há itens a serem corrigidos ou comprovados.
Passos para resolver uma pendência na malha fina
Ao ser notificado ou ao constatar o status “Com Pendências”, o contribuinte tem duas frentes: corrigir dados via retificação ou apresentar documentos que comprovem as informações já enviadas. A retificação é feita no mesmo portal de envio da declaração. Se os documentos existem e os dados estiverem corretos, é necessário aguardar o Termo de Intimação ou a Notificação de Lançamento da Receita Federal; também é possível agendar atendimento para entregar a documentação pela área “Meu Imposto de Renda” do e-CAC. Agir rápido reduz a chance de multa e outras consequências.
Multas e riscos associados
Quando há erro ou omissão, a multa pode variar conforme o momento da correção: de 20% a 75% do imposto devido, dependendo de quando a situação for regularizada. Além da penalidade financeira, há o risco de o contribuinte ter o CPF apontado como irregular, o que traz efeitos práticos em operações financeiras e relacionamentos com instituições.
O que isso significa na prática
Para o contribuinte comum, as lições práticas são diretas e baseadas nas medidas recomendadas pela Receita e em causas recorrentes observadas em 2025:
– Organize e guarde comprovantes: mantenha recibos de consultas, exames e outros pagamentos médicos e confira os lançamentos antes de enviar.
– Reúna informes e extratos: verifique todos os informes de rendimento e utilize extratos bancários para identificar rendas adicionais, inclusive pagas por terceiros ou recebidas por dependentes.
– Combine responsável por dependentes: confirme quem vai declarar cada dependente para evitar duplicidade.
– Cheque informes com as fontes pagadoras: se identificar diferença entre o informe recebido e o que você pretende declarar, solicite correção da fonte pagadora antes do envio.
– Seja rápido na correção: se cair na malha fina, retifique ou apresente documentos via e-CAC e agende atendimento quando necessário — quanto antes, menor a multa potencial.
A malha fina permanece associada a erros simples de conferência e documentação: despesas médicas sem comprovantes, rendimentos omitidos, deduções não comprovadas e divergências entre informes e declarações somaram a maior parte das retenções em 2025. Revisar documentos, usar informes e retificar rapidamente quando necessário são as medidas práticas que reduzem o risco de perder restituição e arcar com multas.